Cómo hacer una factura proforma o presupuesto

La factura proforma es una de las facturas más importantes porque puede marcar la diferencia en las relaciones con tus clientes. Descubre más acerca de este asunto.

Si quieres montar una empresa o hacerte autónomo, deberás familiarizarte con el papeleo que conlleva ofrecer servicios o comerciar con mercancías.

Para que no te pierdas en un mar de documentos, aquí te explicamos qué es una factura proforma, para qué sirve y cómo se hace.

También te ayudaremos a distinguir entre éste tipo de factura y otros documentos parecidos que podrían confundirte.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento sin validez comercial ni fiscal que utilizan muchas empresas y autónomos para la compraventa.

Ojo, no es una factura comercial ni un presupuesto.

Es un documento provisional muy utilizado en el comercio internacional.

En ella se detallan las condiciones de la operación de compraventa y el precio para el cliente, así como todos los detalles de la transacción.

La emite el vendedor y la solicita el comprador para poder justificar las operaciones necesarias para esa acción comercial.

No supone un contrato para el comprador, sino un desglose detallado de los servicios o productos.

Este documento no sustituye una factura ordinaria, se utiliza como borrador de una factura o como oferta comercial. No tiene ningún tipo de validez de cara a Hacienda, es informativa.

En el caso que la Agencia tributaria realizase una inspección o te pidiera los papeles correspondientes, no es un documento fiscal válido.

Cada factura proforma que emitas, en caso de cerrar un trato, deberá convertirse en una factura comercial.

La factura proforma supone un acuerdo entre el  vendedor y el comprador pero no obliga al comprador a hacerse cargo de los costes, como hemos dicho sólo le informa.

Se suele emitir una factura proforma cuando hay una relación con el cliente suficientemente firme como para saber que el trato se va a realizar.

Digamos que es el comprobante de una operación comercial que aún no se ha llevado a cabo, pero que tu cliente podría necesitar para presentársela a terceras personas.

Para entendernos, en ella salen los detalles que deberá contener la factura definitiva y que el comprador usa para conseguir los préstamos o licencias que pueda necesitar.

¿En qué casos se usa una factura proforma?

Esta factura sirve como documento acreditativo para que el comprador o importador solicite todo aquello que pueda necesitar: divisas necesarias para el pago, licencias de importación, créditos documentarios, etc.

Es una especie de salvoconducto que te puede garantizar conseguir aquello que necesite para el acuerdo.

Por lo tanto este tipo de factura se utiliza para distribuir muestras que no tengan ningún valor comercial o para tramitar las licencias de importación necesarias para que la mercancía pueda ser exportada.

Las facturas proforma también se pueden utilizar para solicitar un crédito bancario: como un leasing o un crédito documentario para poder justificar a la entidad bancaria en que se va a gastar ese dinero.

Pero insistimos, no tiene valor fiscal ni tributario, tampoco es un acuerdo vinculante que obligue al cliente a hacerse cargo de los costes o a cerrar el trato.

Diferencia entre un presupuesto y una factura proforma

La factura proforma permite, como documento acreditativo que es, presentarla como justificante para subvenciones, aprobaciones de presupuestos, créditos, financiación… no se pueden variar las condiciones ni el precio.

Lo que queda estipulado en ella es lo que constará en contrato final, en el caso de que quieras algún documento más abierto que te permita en algún momento añadir servicios o productos adicionales es más apropiado un presupuesto.

El presupuesto es orientativo, sirve para informar de los servicios o productos y sus condiciones y el precio se pueden negociar.

No tiene porqué tener aspecto de factura, es más informal. Su estructura es diferente a la de una factura.

Los presupuestos se usan cuando es difícil saber el precio final que queda, ya que se pueden incluir más productos adicionales.

Diferencia entre una factura proforma y una factura comercial

La factura comercial tiene validez fiscal y legal y es un documento definitivo que no se puede modificar. En el caso de una factura de este tipo el cliente si está obligado a hacerse cargo de los cargos.

La factura comercial se emite cuando el trato ya está cerrado.

La factura proforma es el documento previo a la factura comercial sin validez fiscal pero si legal, que informa al cliente de los productos o servicios que se facturan.

Diferencia entre factura proforma y albarán

El Albarán confirma que una mercancía ha sido entregada. Las personas que reciben los productos pueden usar el albarán para comprobar que es lo que se había adquirido y ver que todo está en regla como se acordó.

También sirve para controlar las mercancías que llegan y su facturación. En el caso de que la mercancía que se reciba no sea correcta, se puede usar para reclamar.

Una vez el cliente ha firmado el albarán, el vendedor tiene la contratación que la mercancía entregada es la correcta, que no ha habido ningún error.

¿Quién puede emitir una factura proforma?

La factura la emite el vendedor o exportador para dar a conocer los detalles de la operación de compraventa. El único que puede emitirla es la empresa vendedora.

Si el comprador acepta las condiciones, la factura proforma se convertirá en un contrato de compraventa, con todos los datos necesarios sobre los términos y condiciones del acuerdo previo.

Elementos de una factura proforma

Para ayudarte a elaborar una a continuación te detallamos las diferentes partes que deben aparecer en este tipo de documento.

La factura debe contener los siguientes elementos:

• Condiciones de entrega y pago.
• Otros gastos adicionales.

Aunque es un documento diferente a una factura comercial tienen muchas similitudes. Debe contener un mínimo de información para que sea aceptada por el comprador.

Debe aparecer explícitamente que se trata de una factura proforma en el título. Se debe poder leer bien claro.

En primera instancia tendrá que aparecer la fecha de emisión y los datos que identifican tanto al comprador como al vendedor: nombre, datos fiscales y domicilio.

En el caso de la Unión Europea deberá aparecer el IVA comunitario.

Después hay que describir al detalle la mercancía: cantidad de unidades que se entregarán, peso bruto, peso neto y el volumen de la mercancía. En esta parte también se incluye la divisa cotizada, el precio unitario y el precio total.

Si los gastos de transporte y seguro corren a cuenta del comprador, también se deben detallar. De esta manera se puede calcular el valor estadístico y comercial de los productos.

Si el cliente no lo solicita explícitamente, no es necesario ni sello, ni firma ni numeración. En el caso de que se pida que aparezca, hay que ponerlos.

Modelo de cómo hacer una factura proforma

Aquí os dejamos un modelo general, puede ser adaptado en función de cada acción de compraventa que necesiteis realizar.

La factura debe contener:

Título de factura proforma bien claro.

La fecha de emisión.

Los datos del proveedor: nombre comercial, NIF, datos de contacto, dirección…

Los datos del cliente, los mismos que en el apartado anterior.

Descripción precisa y al detalle de la mercancía.

Precio unitario, el total y la divisa cotizada.

Por última, si existen, los gastos de transporte y seguro.

Por otra parte, también se especifica lo siguiente:

Número de identificación fiscal para operaciones intracomunitarias.

Referencia del pedido.

Orígen de la mercancía.

Medio de transporte.

Fecha límite de validez del documento

Software de facturación

Si ves que se te hace una montaña llevar la facturación, te cuesta ser ordenado con la documentación o eres olvidadizo/a, quizás te interese utilizar algún software de facturación.

Hay diferentes programas gratuitos y de pago a diferentes precios, te pueden ayudar a no liarte y a hacer el seguimiento de tu facturación de manera más eficaz y ordenada.

Un programa de facturación es una herramienta que sirve para gestionar y controlar el envío y recepción de facturas entre autónomos y empresas, así como otros documentos acreditativos de una transacción.

Con este software puedes utilizar plantillas para realizar tu documentación de acuerdo con la normativa de facturación y además permiten añadir más elementos según necesites.

Los elementos básicos de los que dispones son:

• Número de factura.
• Fecha de emisión.
• Datos del emisor y el receptor.
• Descripción de las operaciones.
• El tipo impositivo.
• La cuota tributaria.
• El importe final.

Un software de facturación te permite, además, gestionar otros aspectos importantes para un autónomo, como por son:

-El registro de gastos como facturas de proveedores, tickets, recibos…

-Sistema OCR para registrar y reconocer la información básica de la documentación de gastos.

-Listas de clientes y proveedores.

-CRM de clientes.

-Emisión de albaranes y presupuestos.

-Emitir facturas en otros idiomas.

-Facturasmultidivisa.

-Enviar recordatorios de facturas impagadas.

– Emitir facturas de abono (notas de crédito o facturas rectificadas.

Esperamos que esta información te haya sido de ayuda para empezar con la aventura del comercio y para aclarar algunas dudas que podrías tener.

No obstante, si todavía tienes dudas al respecto, puedes ponerte en contacto con nosotros o dejarnos un comentario en esta sección sobre contabilidad u otros temas.

Será un placer atenderte en ese caso.